Operasional Klinik Lebih Efisien dengan EMR: Simulasi dan Studi Kasus
Benarkan workflow klinik jadi lebih efisien dengan EMR? Cari tahu jawabannya lewat simulasi dan studi kasus berikut ini.
EDUKASI
6/28/20254 min read
Dalam persaingan pelayanan kesehatan yang semakin kompleks, klinik modern terus berupaya mengoptimalkan alur kerja (workflow). Tujuannya agar mengurangi beban administratif dan meningkatkan kualitas pelayanan pasien. Salah satu solusi paling transformatif adalah adopsi Electronic Medical Records (EMR).
Nah, seperti apa manfaat EMR untuk memengaruhi efisiensi workflow klinik? Mari simak pembahasan detailnya berikut ini.
Mengapa Efisiensi Workflow Klinik Sangat Penting?
Alur kerja klinik yang kurang efisien dapat menyebabkan berbagai masalah. Hal yang paling sering terjadi adalah waktu tunggu pasien yang menjadi lebih lama. Kondisi ini tentu mengurangi tingkat kepuasan pasien terhadap pelayanan di klinik.
Alur kerja yang panjang juga akan membuat staf terbebani masalah administrasi sehingga kualitas pelayanan menurun. Staf sangat mungkin mengalami burnout. Belum lagi ada risiko kesalahan penulisan resep, diagnosis yang kurang tepat, hingga riwayat alergi yang terlewat karena pencatatan manual.
EMR hadir sebagai jembatan untuk mengatasi masalah-masalah tersebut. Implementasi EMR dapat mengubah proses manual yang memakan waktu menjadi sistem yang terintegrasi dan efisien.
Simulasi Perubahan Workflow Klinik dengan EMR
Untuk lebih jelasnya, mari kita bandingkan alur kerja manual dengan alur kerja yang dioptimalkan menggunakan rekam medis elektronik.
Alur Kerja Manual yang Menggunakan Kertas
1. Pendaftaran Pasien
Pasien mengisi formulir kertas.
Petugas pendaftaran memasukkan data secara manual ke buku register.
Petugas pendaftaran kemudian menyerahkan data pasien ke petugas di bagian rekam medis.
Petugas rekam medis mencari kertas rekam medis pasien di rak arsip.
Petugas mengantarkan kertas rekam medis pasien ke perawat atau dokter klinik
Pada tahap ini, prosesnya tidak selalu cepat, terutama jika ada kertas rekam medis yang terselip atau terlambat dikembalikan ke rak arsip. Petugas akan membutuhkan waktu lebih lama untuk mencari rekam medis tersebut.
2. Waktu Tunggu dan Persiapan
Setelah mendapatkan kertas rekam medis, perawat baru bisa mengukur tanda vital pasien dan mencatatnya secara manual.
Perawat menyerahkan kertas rekam medis untuk selanjutnya digunakan oleh dokter di ruang pemeriksaan.
3. Konsultasi Dokter
Dokter membaca riwayat penyakit pasien di rekam medis tulisan tangan, melakukan pemeriksaan, mencatat keluhan dan hasil pemeriksaan. Hasil diagnosis ditulis secara manual.
Berdasarkan hasil pemeriksaan, dokter menulis resep obat dan/atau permintaan pemeriksaan laboratorium di kertas.
4. Penagihan Biaya
Petugas kasir mencatat secara manual layanan dokter, pemeriksaan tambahan, hingga obat apa saja yang diberikan.
Petugas menghitung biaya-biaya, lalu menyiapkan faktur untuk penagihan ke pasien.
Pasien membayar lunas, kemudian baru melanjutkan pemeriksaan ke lab (jika ada) dan pengambilan obat di apotek.
5. Pemeriksaan di Laboratorium (jika ada)
Pasien pergi ke bagian laboratorium dengan membawa kertas pengantar dari dokter. Petugas lab akan memeriksa terlebih dahulu surat pengantarnya.
Petugas mencatat rincian pemeriksaan yang diperlukan.
Pasien diambil sampel darah/urine.
Pasien akan kembali lagi ke lab pada jam tertentu untuk mengambil hasil pemeriksaan.
Pasien antre lagi untuk menyerahkan hasil lab pada dokter.
Proses di bagian ini juga kadangkala tidak dapat selesai dengan cepat karena pasien harus antre untuk menyerahkan surat pengantar secara manual. Pasien juga masih harus bolak balik untuk mengambil hasil pemeriksaan lab.
6. Penyerahan Resep di Apotek
Pasien menyerahkan kertas resep ke apotek, serta menunggu petugas memeriksa resep dan menyerahkan obatnya.
7. Pengarsipan Rekam Medis
Setelah semua proses pasien selesai, petugas akan mengembalikan rekam medis pasien ke rak arsip fisik sesuai nomor.
Alur Kerja Optimal dengan EMR
1. Pendaftaran Pasien
Pasien dapat melakukan pendaftaran online sebelum kedatangan sehingga tidak perlu menunggu terlalu lama. Di klinik, petugas pendaftaran hanya memverifikasi data dan memperbarui informasi di EMR. Untuk pasien lama, rekam medis langsung tersedia untuk diakses oleh perawat atau dokter yang berwenang.
2. Tunggu dan Persiapan
Perawat atau asisten dokter bisa langsung memasukkan hasil pemeriksaan tanda vital dan informasi keluhan pasien ke EMR melalui tablet atau komputer. Data otomatis tersimpan dan dapat diakses dokter di ruang pemeriksaan secara real-time.
3. Konsultasi Dokter
Dokter mengakses riwayat medis pasien di EMR, melihat data tren, hasil lab terbaru, dan gambar medis. Diagnosis, rencana perawatan, dan instruksi ditulis langsung di EMR menggunakan template yang telah ada.
4. Resep Elektronik & Permintaan Lab
Dokter membuat resep elektronik yang dapat langsung dikirim ke apotek yang bekerja sama (e-prescribing) atau dicetak. Permintaan lab juga dikirim secara elektronik ke lab rujukan. Hasil lab akan otomatis terintegrasi kembali ke EMR.
5. Penagihan Terintegrasi
Data layanan yang diberikan selama konsultasi langsung terekam di EMR dan muncul proses penagihan yang terotomatisasi. Faktur dapat dibuat dan dibayarkan secara elektronik.
6. Pencarian dan Pelaporan Data
Rekam medis tersimpan aman secara digital dan mudah dicari saat kedatangan berikutnya. Dokumen rekam medis elektronik juga dapat digunakan untuk pelaporan atau analisis data klinis tanpa harus membongkar tumpukan kertas.
Perbedaan Utama Workflow Klinik Pasca Implementasi EMR
EMR mengintegrasikan berbagai fungsi klinik dalam satu platform. Tidak ada lagi pencatatan manual yang berulang, data lebih akurat, dan akses informasi lebih cepat.
Dari sisi petugas di klinik, cara ini mengurangi beban mereka untuk mengurus hal-hal administratif. Petugas dapat lebih fokus pada pelayanan pasien. Sementara itu, dari sisi pasien, mereka akan lebih puas dan nyaman karena mendapat pelayanan yang lebih optimal.
Studi Kasus Dampak EMR Terhadap Workflow Klinik dan Kepuasan Pasien
Sekarang mari kita lihat hasil studi yang diterbitkan di Medicine Journal oleh Ariff Azfarahim, MD, MPH, dkk. (2022) dengan judul “The Role of Electronic Medical Records in Improving Health Care Quality: A-Quasi Experimental Study”.
Para peneliti mencoba melihat bagaimana perbandingan tingkat kepuasan pasien antara klinik berbasis EMR dan klinik berbasis kertas. Studi ini menggunakan desain quasi eksperimental.
Kepuasan pasien dinilai menggunakan Kuesioner Kepuasan Pasien dengan bentuk formulir pendek yang tervalidasi tujuh subskala. Selanjutnya, semua data dianalisis dengan IBM Statistic Package for Social Sciences versi 21.
Studi dilakukan pada 14 fasilitas kesehatan primer publik di Seremban, Malaysia. Sejumlah 6 fasilitas kesehatan sudah menggunakan sistem EMR, sedangkan 8 fasilitas kesehatan lainnya masih mempertahankan pencatatan dengan rekam medis berbasis kertas.
Ada 321 pasien yang setuju berpartisipasi dalam penelitian, dengan rincian 48,9% pasien berasal dari klinik EMR. Sementara sisanya berasal dari klinik yang menggunakan rekam medis berbasis kertas.
Hasil studi menunjukkan kepuasan pasien yang lebih tinggi ditemukan di klinik yang menggunakan EMR. Penggunaan EMR mampu meningkatkan pelayanan kesehatan oleh petugas dan dokter di klinik karena alur yang lebih baik.
Kepuasan pasien juga muncul karena komunikasi dalam pemberian layanan kesehatan oleh petugas klinik semakin meningkat pasca implementasi EMR. Disebutkan bahwa EMR menjadi alat yang bermanfaat untuk memfasilitasi edukasi kesehatan dan komunikasi antara pasien dengan dokter.
Sementara itu, alur kerja klinik dengan catatan berbasis kertas jauh lebih memakan waktu. Ini berpengaruh pada kualitas pelayanan dari petugas dan staf klinik. Hasil studi juga menemukan risiko misinformasi data yang lebih tinggi.
Dari hasil studi ini, Anda dapat melihat bahwa dalam jangka panjang, EMR akan memberikan keuntungan signifikan, terutama dalam efisiensi workflow dan kualitas pelayanan klinik.
Kesimpulan
Simulasi perbandingan workflow di klinik yang masih menggunakan alur manual dengan klinik berbasis EMR menunjukkan adanya perampingan tahapan yang lebih efisien. Lebih dari itu, studi kasus membuktikan bahwa EMR adalah solusi praktis untuk meningkatkan efisiensi alur kerja sehingga pasien puas pada pelayanan kesehatan di klinik.
Nah, klinik Anda jangan sampai tertinggal. Mari selangkah lebih maju untuk digitalisasi klinik dengan Advomed EMR yang modulnya lengkap dan terintegrasi.
Fitur EMR dapat disesuaikan dengan kebutuhan sehingga mendukung workflow di klinik Anda. Tampilan antarmukanya user-friendly dan sistem keamanannya sudah terenkripsi sesuai regulasi yang berlaku.
Jadwalkan demo gratisnya sekarang! Klik tombol WhatsApp di bawah ini untuk terhubung langsung dengan Tim Advomed dan konsultasikan kebutuhan klinik Anda.
Referensi:
